Para poder explicar qué es y cómo elaborar un plan de comunicación es imprescindible entender primero la importancia de la comunicación empresarial.
Por un momento, piensa qué pasaría si la comunicación no existiera en las empresas. No sabríamos qué se hace, quién lo produce, para quién es, cómo funciona, dónde se distribuye y por qué se vende cualquier producto o servicio. Estaríamos desinformados.
Toda empresa o institución necesita informar de su actividad, es decir, necesita comunicar a su público las actividades que llevan a cabo tanto dentro de la empresa como fuera y explicar cómo son sus productos o servicios, para conseguir transmitir una buena imagen, ganar en visibilidad y ser un referente en su sector.
Para que la empresa sea conocida a nivel interno y externo, deberá trazar una estrategia de comunicación que recoja los objetivos que quieren alcanzarse, acorde a los valores y el tono de la marca. Esta estrategia estará plasmada en el plan de comunicación.
Un negocio que carece de una comunicación efectiva pierde la oportunidad de comunicar al mundo las ventajas y beneficios de sus productos o servicios, de hacerse un hueco en el mercado y de posicionarse frente a sus competidores. Por ello es importante que cada empresa por muy pequeña que sea desarrolle su plan de comunicación adaptado a un presupuesto.
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Tabla de contenidos
¿Qué es un plan de comunicación?
El plan de comunicación de toda institución, empresa o marca personal es un documento que refleja la Imagen Corporativa de la entidad y las acciones de comunicación que se llevarán a cabo con su público interno y externo.
Existen dos tipos de plan de comunicación según al público al que va dirigido, el interno y externo:
- El plan de comunicación interno esta orientado a los trabajadores de la empresa para mantenerlos informados e integrados, contribuyendo así al logro de sus objetivos. Esta comunicación mejora la relación entre la empresa y sus empleados además de crear un buen clima de trabajo y confianza.
- El plan de comunicación externo es el que se mantiene entre cualquier organización con sus diferentes públicos externos para mejorar la relación, proyectar una imagen favorable y promover sus actividades, productos o servicios.
Ambos planes están relacionados entre sí. Ya que la comunicación interna es la base de la externa, no podemos difundir la información al exterior sin antes conocer el plan de comunicación o la Imagen Corporativa.
Dentro de cada uno de estos apartados debemos de diferenciar dos canales en los que se va a llevar a cabo la comunicación de la empresa.
- El plan de comunicación online, es aquel que desarrolla las estrategias de comunicación en los medios digitales de la empresa como la página web, el blog corporativo, las redes sociales, el correo electrónico…
- El plan de comunicación offline es aquel que desarrolla las acciones de comunicación en los medios convencionales como la prensa, radio, televisión…
¿Por qué es importante tener un plan de comunicación?
Para que los objetivos del negocio sean rentables, es necesario que exista una buena comunicación en la empresa. Si una empresa domina su política de comunicación, basada en sus objetivos empresariales, logrará que sus productos, servicios o actividades lleguen a su público objetivo. Por lo tanto, la creación de un plan de comunicación conlleva múltiples beneficios para la empresa.
Estos son los beneficios del plan de comunicación:
- Te permitirá definir y desarrollar una Imagen de marca propia y reforzar la Cultura Corporativa. Con ello conseguirás diferenciarte de tu competencia y harás que tu publico objetivo te identifique gracias a tu tono y estilo propio.
- Conseguirás que la comunicación y la Imagen de marca sea clara, transparente, rápida y veraz de cara a tu empresa y fuera de ella.
- Con el plan de comunicación establecerás una hoja de ruta clara, fijarás tus objetivos y planificarás las acciones que debes de realizar para alcanzar tus metas. Gracias al plan efectivo conseguirás tomar decisiones rápidas y acertadas, evaluar y mejorar la eficacia de tus estrategias.
- Con una buena comunicación interna conseguirás que tus empleados conozcan los objetivos de la empresa y obtendrás un trabajo más eficaz, mejorando la productividad, la rentabilidad y la integración del equipo.
- Te ayudará a identificar mejor a tu público objetivo, gracias a esta segmentación podrás trabajar la fidelización con tus clientes potenciales. Transmitiendo el mensaje adecuado, tus clientes conectarán con tu negocio y se verán identificados con tu cultura corporativa.
- Obtendrás mayor notoriedad, impacto y visibilidad de marca al mejorar tu reputación, al generar más confianza o al conseguir incrementar el tráfico a tu página web.
¿Para qué sirve el plan de comunicación?
El plan de comunicación sirve para que tu empresa sea conocida en el interior y exterior. Lo que opinen de tu marca será fruto de tus acciones. Por ello es importante transmitir lo que eres y haces de manera lógica y clara por medio de un plan de comunicación.
El plan de comunicación debe ser el nexo de unión entre la empresa y sus clientes para solucionar los problemas de comunicación que existan a nivel interno y externo de la organización.
Cómo elaborar un plan de comunicación
Acabamos de entender que el plan de comunicación son todo ventajas para tu empresa y gracias a él, verás en qué nivel se encuentra tu negocio, dónde quieres llegar y qué acciones deberás de llevar a cabo para cumplir tus objetivos.
Estos son los 11 pasos esenciales que deberás seguir para hacer tu plan de comunicación empresarial:
1. Análisis interno y externo de tu empresa
El primer paso del plan de comunicación es conocer la situación en la que se encuentra la empresa tanto a nivel individual como con respecto a su competencia para después trazar unos objetivos y en base a ellos un plan de acción.
En el análisis externo investigaremos diferentes áreas que afectan a la empresa:
- Análisis de PESTEL. Lo que sucede en el macroentorno de la empresa a nivel político, económico, social y tecnológico para identificar los parámetros que más le pueden afectar.
- Análisis del mercado: Conocer el sector en el que opera la empresa, la demanda en el mercado, la tendencia futura, su estructura en el mercado y sus competidores.
- Análisis de los principales competidores: saber que acciones de comunicación y marketing llevan a cabo, ofertas que realizan, a quien se dirigen, ventajas competitivas, resultados que han obtenido y su ecosistema digital para inspirarnos y detectar tanto oportunidades como errores a evitar, ver cómo estamos posicionados en nuestro sector y definir que debemos de hacer para obtener mejores resultados que nuestra competencia.
En el análisis interno de la empresa analizaremos la estructura de la empresa y el modelo de negocio, así como su ecosistema digital.
Tras el análisis interno y externo de la empresa realizamos el análisis DAFO. Esta es una herramienta que nos permite estudiar la situación de la empresa analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades) en una matriz. Esto nos va a servir para establecer nuestra estrategia de comunicación.
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2. Definir los objetivos
Tras analizar la situación en la que esta nuestra marca y sus competidores estableceremos unos objetivos. Sin objetivos no podemos establecer un plan, ya que este es el camino que nos vamos a marcar para conseguir los resultados.
Los objetivos de nuestro plan de comunicación deberán de ser SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevante, y Limitado en el tiempo) y estarán divididos en dos tipos, cuantitativos (medibles, tienen que ver con la facturación, el beneficio, los seguidores, el tráfico) y cualitativos (generales e intangibles tienen que ver con la Imagen, la calidad, la satisfacción).
3. Definir a tu público
Es muy importante definir de manera clara a quien nos vamos a dirigir una vez que establezcamos nuestros objetivos. Segmentar lo máximo posible a nuestro publico objetivo nos va a permitir tener una comunicación efectiva, adaptada a sus gustos, intereses y necesidades.
Recuerda que cuanto mejor conozcamos a nuestro cliente, más efectiva será la estrategia de comunicación.
Analizaremos a nuestro público en base a su edad, generación, género, estado civil, formación, trabajo, personalidad, hobbies, metas, objetivos, puntos de dolor, entretenimiento, motivaciones, sus canales de comunicación y la relación con nuestra marca para ver qué le podemos aportar.
Esta segmentación nos ayudará a definir a nuestro Buyer Persona o cliente ideal y a trazar las estrategias de comunicación atendiendo a sus necesidades.
4. Definir tu mensaje
Identificado a nuestro público objetivo, debemos de definir cuál va a ser el mensaje que le haremos llegar. Este mensaje debe de ser claro, conciso y acorde a las necesidades e intereses de tu público y tus objetivos.
Es interesante no sólo ofrecer un mensaje adaptado a tu público y que respondan a tus objetivos, sino además conseguir ofrecerle algo novedoso. La clave para definir tu propuesta de valor esta en escuchar y preguntar a tu cliente, para detectar opciones que te permitan ofrecer algo distinto a lo que se ofrece en el mercado.
5. Acciones de comunicación interna
Una vez definidos nuestros objetivos empresariales (SMART), a quien se lo vamos a contar (público objetivo) y qué le vamos a contar (mensaje) estamos listos para trazar nuestras acciones de comunicación interna y externa (plan de comunicación).
El plan de comunicación interno tiene como fin mantener informadas a las personas que trabajan en la empresa a través de los diferentes canales y herramientas que disponga la empresa, como las redes sociales corporativas, los boletines informativos, resúmenes de prensa, reuniones de grupo, dossiers informativos, visitas informativas, Memoria o Informes Anuales, formación de cursos…
6. Acciones de comunicación externa
El plan de comunicación externo tiene como fin trasladar el mensaje del negocio a su público objetivo, medios de comunicación y cualquier persona que interactúe con el negocio, a través de los diferentes canales y herramientas que la empresa considere.
Es necesario establecer acciones en los diferentes canales de comunicación online (plan social media) y offline. La empresa elegirá el canal que más se adecue, según los objetivos que tenga y al público objetivo al que se dirige.
7. Plan de acción
El plan de acción es el calendario de nuestras acciones de comunicación. Las acciones de una empresa deben de estar establecidas en un periodo de tiempo determinado para poder obtener resultados.
El calendario debe de recoger todas las acciones de comunicación externas e internas que hayamos fijado, especificando la fecha de ejecución de cada una de ellas, el objetivo de dicha acción y el responsable de su ejecución.
8. Evaluación de resultados
La razón por la que los objetivos (SMART) del plan de comunicación deben de ser medibles es para comprobar su grado de cumplimiento y evaluar si la estrategia funciona y va por buen camino. En caso contrario se debería cambiar la acción y hacer una revisión del plan.
Para elaborar el informe de medición de resultados debemos de definir las herramientas de evaluación, las métricas y la periodicidad de elaboración del informe. Se realizarán informes de medición de resultados especiales para medir el impacto de las campañas concretas.
9. Presupuesto
El presupuesto ha de elaborarse antes de realizar cualquier acción informativa. Con él gestionaremos el coste económico de nuestro plan de comunicación, para cumplir nuestros objetivos empresariales.
Para que un presupuesto sea rentable se deben de planificar, controlar y evaluar al detalle las acciones de comunicación.
10. Revisión del plan
Es recomendable revisar el plan de comunicación cada tres o seis meses, dependerá del tamaño de la empresa, de las necesidades o si vemos que los resultados de nuestras acciones no cumplen con nuestros objetivos marcados.
11. Plan de crisis
Ahora que sabemos qué es y cómo elaborar un plan de comunicación debemos de tener en cuenta qué hacer ante una posible situación de crisis en la empresa. La situación de crisis se da en el momento en el que los públicos perciben un mensaje diferente al que la empresa ha emitido. Enseguida ha de revisarse el plan de comunicación y poner en marcha el plan de crisis, cortando la situación en menos de 48 horas.
La mejor forma de gestionar una crisis es prevenirla con lógica y prudencia. No se pueden prever todas las crisis pero podemos identificar las debilidades de la marca trabajar para mejorarlas antes de que se desarrolle una crisis y a partir de ahí desarrollar un protocolo de actuación:
- Convocar un Comité de Crisis formado por el Director General, Director de Comunicación, Director del departamento afectado y Community Manager.
- Análisis interno del problema. Qué ha ocurrido y por qué, quiénes y en qué medio.
- Gestión de la Comunicación interna y externa de la empresa.
- Eliminar los mensajes erróneos.
- Adelantarse a los medios de comunicación para evitar malas interpretaciones.
- Disponibilidad y transparencia informativa en todo momento.
- No mentir y reconocer los errores con positivismo dando el porqué de la crisis y explicar cómo se va a solucionar.
- Ver en qué canales internos y externos se va a enviar la información.
- Análisis y control de las acciones de comunicación.
- Evaluación de resultados al finalizar la crisis al menos durante un mes.
- Agradecimiento a los públicos que se hayan podido ver afectados por la crisis, para dar confianza.
- Elaborar una campaña publicitaria que apoye y recuerde cómo se ha solucionado la crisis.
Es recomendable presupuestar una posible situación de crisis para que la gestión sea más eficaz. Recuerda que una crisis bien gestionada, es una oportunidad para le empresa. Puede fortalecer a la empresa dándole mayor confianza, respeto, calidad, credibilidad y reputación.
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Ya sabes qué es y cómo elaborar un plan de comunicación. Ahora te toca a ti poner en práctica todo lo aprendido en este post y elaborar tu propio plan de comunicación de tu empresa, institución o marca personal. Recuerda que puedes incluir cualquier paso que veas necesario en tu plan para cumplir tus objetivos empresariales, ya que yo te he proporcionado los puntos esenciales que considero que debe de tener un plan de comunicación.
Puedes descargar aquí mi plantilla para elaborar tu plan de comunicación de la empresa.
¿Te ha quedado claro qué es y cómo elaborar un plan de comunicación para tu empresa?
Espero haberte explicado bien qué es y cómo elaborar un plan de comunicación. Debes tener claro el análisis interno y externo de tu negocio, saber quién es tu público objetivo y sus necesidades, establecer unos objetivos medibles acordes con el mensaje que quieres transmitir y el punto de dolor de tus clientes, y realizar un seguimiento y evaluación de tus acciones.
A día de hoy, por muy pequeña o mediana empresa que seas necesitas un plan de comunicación para potenciar tu valor de marca y conseguir aumentar tus ventas. Te animo a que hagas tu propio plan de comunicación que te ayude a canalizar tu mensaje y a alcanzar tus objetivos.
¿Necesitas ayuda para ponerlo en marcha? No dudes en preguntarme, sugerir o dejarme un comentario.
8 respuestas
Hola, me gustaría saber qué acciones de comunicación recomiendas para un despacho de abogados
Hola Tania,
Para contestarte bien a la pregunta debería conocer de antemano la situación en la que se encuentra el despacho de abogados, pero sin duda alguna recomendaría una comunicación estratégica, analizando previamente la situación del bufete y a su público objetivo, para luego diseñar y ejecutar un plan de comunicación interno y externo.
Como acciones de comunicación externas offline recomiendo establecer relación con los medios de comunicación difundiendo contenido de valor en diferentes formatos como notas de prensa, ruedas de prensa, entrevistas o reportajes.
Como acciones de comunicación externas online (página web, blog, redes sociales) recomiendo llevar a cabo una estrategia de posicionamiento SEO, Copywriting, estrategias contenidos para el Blog, estrategia de contenidos para RRSS, estrategia de captación de clientes y una estrategia de email marketing.
Recuerda que es importante conocer y entender las necesidades del cliente para ofrecerle contenido que le sea de utilidad. Este contenido puede ser de tipo corporativo, contenido que aclare las dudas a los clientes, contenido para formar en materia jurídica y de forma práctica, contenido informativo de actualidad… de lo que se trata es de ofrecer contenidos que pongan en valor al despacho y le diferencien de la competencia para lograr la contratación de sus servicios jurídicos.
Espero haberte aclarado tu consulta.
Un saludo,
Beatriz Rico.
Excelente contenido. Muy actualizado.
¡Muchas gracias Laura!
Hola buenos días Beatriz,
Me ha encantado tu contenido! me preguntaba qué podrías recomendar para un plan de comunicación de sector tabaco.
Mil gracias
Hola Macarena,
Me alegra que te haya servido mi artículo.
Para aconsejarte bien debería conocer la situación en la que se encuentra la empresa tabacalera, pero puedo darte algunas recomendaciones más generales.
El sector del tabaco cuenta con estrictas regulaciones y una mayor concienciación sobre los riesgos del tabaco. En este contexto, es fundamental elaborar un plan de comunicación transparente y responsable, que permita a la empresa informar sobre sus productos y servicios, y educar a los consumidores sobre los riesgos del tabaco.
No olvides que el plan de comunicación debe de estar alienado con los objetivos de la empresa (deben de ser claros y medibles) y de su público objetivo. Recuerda que es importante conocer las necesidades del cliente para ofrecerle contenido educativo, relevante y de calidad.
Como acciones de comunicación externas offline recomiendo establecer relación con los medios de comunicación difundiendo contenido de valor y llevando a cabo una campaña de publicidad.
Como acciones de comunicación externas online (página web, blog, redes sociales) recomiendo llevar a cabo una estrategia de posicionamiento SEO y SEM, estrategia contenido para el Blog, estrategia de contenidos para RRSS, estrategia de captación de clientes y una estrategia de email marketing.
Espero haberte ayudado y aclarado tu consulta.
Un saludo,
Beatriz.
Hola Beatriz! muchísimas gracias por tu respuesta, es de gran ayuda. Cómo lo unirías a un plan de comunicación interna donde los empleados se sientan integrados en la estrategia?
Hola Macarena,
Me alegro que te hayan servido mis recomendaciones. Para poder responder a la pregunta que me haces debería conocer en profundidad la situación en la que se encuentra la empresa tabacalera. No obstante, te invito a ver mi página de servicios por si te interesase alguno de ellos.
Un saludo,
Beatriz.